Datenschutz ist wichtig für Hilfesuchende
Benjamin Königs, Datenschutzkoordinator bei der Caritas im Kreis Viersen. Gebhard Bäcker
Benjamin Königs kennt den Vorwurf, mit dem Datenschutz werde übertrieben. Der IT- und Datenschutzkoordinator des Caritasverbandes für die Region Kempen-Viersen glaubt zu wissen, warum. "Dass Datenschutz als lästig empfunden wird, basiert eher darauf, dass auf vieles geachtet werden muss. Aber: Datenschutz ist wichtig für Hilfesuchende", sagt Königs. Er meint: Die meisten Kolleginnen und Kollegen bei der Caritas im Kreis Viersen werden im Alltag durch den Datenschutz nur minimal zusätzlich belastet. "Das hängt damit zusammen, dass viele Regelungen eine Selbstverständlichkeit sind und bereits unbewusst erledigt werden." Es sei nur normal, eine bearbeitete Dokumenten-Mappe mit Daten von Klienten wieder ordentlich wegzuräumen und nicht offen liegenzulassen. Er räumt aber ein, dass der Datenschutz durch die voranschreitende Digitalisierung als lästig empfunden werde. Das hänge unter anderem mit der notwendigen Hardwarekomponente und den damit verbundenen Sicherheitsregelungen zusammen. "Da wird es schon einmal als störend empfunden, wenn die Bildschirmsperre wiederkehrend die Sitzung blockiert und sich die Kollegen immer wieder neu anmelden müssen", sagt er. Aber auch hier sei den Mitarbeitenden bewusst, "dass dies notwendige Dinge sind, um die uns anvertrauten Daten vor Blicken Dritter zu schützen".
Eine große Herausforderung mit Inkrafttreten des Kirchlichen Datenschutzgesetzes (KDG) war es für Verbände, Träger, Dienste und Einrichtungen festzustellen, wer in welchem Umfang Daten verarbeitet. "Das war zu Beginn völlig unklar", sagt Königs. "Wir haben uns zunächst mit Erstellung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten eine großflächige Übersicht verschafft. Diese wird nun alle zwei Jahre von den jeweiligen Verantwortlichen kontrolliert und gegebenenfalls angepasst und an mich zur Prüfung zurückgeschickt." Da dies eine der zeitaufwendigeren Aufgaben für die Kollegen im Zusammenhang mit Datenschutz sei, hätten sie das gesamte Jahr Zeit, um die Übersicht zu sichten und anzupassen.
Datenschutz erledigt sich nicht von selber. Und er muss bei den Mitarbeitenden vor allem immer wieder wachgehalten werden. Daher sind regelmäßige Schulungen notwendig. Auch bei diesem Thema ist dem Verband daran gelegen, die Mitarbeitenden so wenig wie möglich zu belasten, aber einen möglichst großen Effekt zu erzielen. "Wir haben uns daher für Web-Schulungen der Mitarbeitenden entschieden. Diese sind auch für die Leitungen von Diensten und Einrichtungen deutlich leichter und flexibler zu planen", sagt Königs. Und auch bei einem anderen Thema ist der Caritas im Kreis Viersen daran gelegen, den so einfach handhabbar wie möglich zu machen. Um den Datenschutz sicherzustellen, muss der Verband gewissen Informationspflichten nachkommen. "Um das für die Mitarbeitenden zu vereinfachen, haben wir für sämtliche Formulare die notwendigen Angaben bereits vorerfasst, so dass von den Kolleginnen und Kollegen nur noch der Zweck und die Verantwortlichkeit benannt werden müssen", erklärt Königs.
Eines der Themen im Zusammenhang mit dem Datenschutz, das im Verband hohe Wellen geschlagen hat, war das Einholen von Einverständniserklärungen bei den auf Fotos abgebildeten Personen, räumt Benjamin Königs ein. "Das hat auch Ablehnung mit sich gebracht. Einige Bereiche hatten sich zu Anfang wegen des zu hohen Aufwandes dafür entschieden, gar keine Fotos mehr aufzunehmen, was in Bereichen wie zum Beispiel in Kindertagesstätten natürlich für alle Beteiligten schade ist." Benjamin Königs und der Vorstand des Verbandes haben sich überlegt, wie sie eine Erleichterung schaffen könnten. Die Lösung: "Wir haben uns dafür entschieden, anstatt für jedes Fest oder jede Aktivität separat ein Einverständnis einzuholen einfach eine Einverständniserklärung herauszugeben, auf dem die Betroffenen einer Veröffentlichung auf Fotos von sämtlichen Festen im jeweiligen Kalenderjahr direkt zustimmen können." Der Vorteil: Die Einrichtungen, die viele Feste im Jahr haben, starten direkt zu Jahresbeginn eine Abfrage für das gesamte Jahr.
Bei aller Sorgfalt kann aber auch einmal etwas schiefgehen. Die unangenehmsten Themen, so Benjamin Königs, seien für alle Beteiligten die Datenschutzverletzungen. Sie erfolgten in der Regel unabsichtlich. "Hier haben wir direkt von Anfang an versucht zu kommunizieren, dass so etwas immer wieder vorkommen kann und man sich keine Sorgen machen muss", sagt Königs. Tatsächlich hätten die Kollegen ihre Datenschutzverletzungen in den vergangenen Jahren auch direkt mitgeteilt, so dass der Verband diese innerhalb des vorgeschriebenen 72-stündigen Zeitfenstern habe bearbeiten können.
Autor: Christian Heidrich